9 clés pour des réunions (enfin) efficaces

Nous participons en moyenne à plus de 3 réunions par semaine. Comme chacune d’elle dure environ 1h20, cela signifie que nous passons plus d’½ journée en réunion chaque semaine, soit entre 15% et 20% de notre temps de travail en réalité ! C’est dire combien ce temps est conséquent et l’impact qu’il peut avoir sur notre productivité. Alors, à défaut de pouvoir supprimer toutes ces réunions qui pour certaines sont utiles voire nécessaires, il va falloir s’assurer de leur efficacité. Mais comment faire ?

Voici 9 bonnes pratiques à appliquer avant, pendant et après la réunion pour en optimiser le résultat :

 

AVANT

 

1- Réunir les personnes vraiment nécessaires et les responsabiliser

Aussi utile soit-elle, la réunion représente un investissement pour ses participants, à commencer par le temps qui lui est consacré. Pour optimiser cet investissement, il est important de réserver la réunion aux seuls participants directement concernés et pouvant lui apporter de la valeur. Il en va de la responsabilité de l’organisateur de convier uniquement les personnes en lien direct avec l’objectif de la réunion, mais aussi du libre-arbitre de chacun pour décider, ou non, de sa propre participation. Et en cas de doute, il vaut mieux courir le risque de passer à côté d’une réunion importante plutôt que de perdre son temps dans une réunion inutile. Dans le 1er cas il sera toujours temps de récupérer l’information, dans le second le temps sera perdu pour toujours…

Cette exigence de sélection permet à chaque participant de se sentir réellement concerné et attendu le jour J, à l’opposé du simple « acte de présence » qui fait trop souvent prétexte. En développant cette pratique au sein de l’organisation, les réunions reprendront peu à peu de la valeur aux yeux des collaborateurs et redeviendront un temps fort de la collaboration.

 

2- Partager un objectif clair et précis

C’est un basique mais qui fait souvent défaut : pourquoi a-t-on besoin de se réunir ? Quels sont les attendus de cet échange ? Sur quoi doit-on se mettre d’accord ? Rares sont les réunions qui précisent réellement ces éléments et les partagent en amont avec l’ensemble des participants. Le problème c’est que sans objectif clairement défini au départ, il ne peut y avoir de résultat probant à l’arrivée. Cet objectif permet à chacun de se positionner en vue de la réunion et de déterminer le rôle qu’il tiendra à cette occasion. Il doit être à la fois intelligible et suffisamment précis pour capter l’attention des participants et les motiver à s’investir pour la réunion, ou au contraire leur permettre de décliner l’invitation en connaissance de cause.

Il revient à l’organisateur de fixer l’objectif mais il peut le faire en concertation avec les participants, en les sondant par exemple sur les points concomitants qu’ils souhaiteraient voir abordés.

 

3- Préparer soigneusement

Comme pour un rendez-vous client, la préparation de la réunion compte pour 80% de sa réussite. Aussi il est important de construire et de structurer à l’avance sa réunion en réfléchissant, point par point, au meilleur moyen d’atteindre son objectif. Cela passe notamment par le choix des sujets, des intervenants, du rôle de chacun, du timing, des supports, etc. Même le choix de l’heure et du lieu a son importance. Ce travail préalable doit notamment permettre de communiquer l’ordre du jour et les pré-requis à l’ensemble des participants.

Et qui dit préparation dit anticipation : il faut s’accorder le temps réellement nécessaire à cette préparation et ne pas s’en préoccuper seulement 20 minutes avant l’événement. Sinon, à vouloir gagner du temps, on en perdra finalement et on en fera perdre à ses collaborateurs en leur réservant une réunion ratée d’avance !

 

PENDANT

 

4- Respecter le timing

Curieusement la majorité des réunions ne commencent pas à l’heure… Serait-ce l’avoeu du peu d’intérêt qu’on leur accorde ? Sans doute. C’est dire le travail qu’il reste à accomplir avant qu’elles ne regagnent leurs lettres de noblesse. Alors autant montrer l’exemple et se réhabituer dès à présent à commencer ses réunions à l’heure. La méthode la plus simple consiste à démarrer l’échange à l’heure prévue même si tous les participants ne sont pas encore présents. Les retardataires s’en rappelleront la fois suivante et, petit à petit, les choses rentreront dans l’ordre.

Attention toutefois, cela doit marcher dans les 2 sens. Aussi si l’on exige des participants qu’ils respectent l’heure de début, il faut en retour s’assurer de respecter l’heure de fin. C’est du donnant-donnant et il n’est pas toujours aisé pour l’organisateur de terminer à l’heure quand les débats vont bon train ou qu’on n’a pas fait le tour des sujets annoncés. Mais qu’importe, l’heure c’est l’heure !

 

5- Favoriser l’échange

A quoi bon se réunir si c’est simplement pour écouter le chef ? Autant lire un mémo… La réunion représente au contraire un temps d’échange qui doit permettre à chacun de s’exprimer pour contribuer à l’objectif fixé. Après avoir justement rappelé cet objectif en début de réunion, l’organisateur a intérêt à encourager les interventions, voire à les solliciter si elles ne se produisent pas spontanément. Le but est de faire de chacun des participants un véritable acteur de la réunion et, au-delà, de l’objectif à atteindre.

L’organisateur doit néanmoins veiller à ce que les échanges restent en lien direct avec le thème annoncé et il n’hésitera pas à recentrer l’échange si l’on s’en écarte de trop. De même, les discussions pouvant parfois se prolonger longuement, l’organisateur ne perdra pas de vue la gestion du temps en évitant, par exemple, que l’on rentre trop dans les détails.

 

6- Construire le compte-rendu en live

La réunion sert principalement à faire avancer les choses, à partager certes mais dans le but de prendre ensemble des décisions, notamment en ce qui concerne les actions à conduire (qui, quoi quand). Il est donc nécessaire de formaliser le fruit de cet échange et les engagements pris dans un document de synthèse qui servira de suivi aussi bien à l’organisateur qu’aux participants. C’est le rôle du traditionnel compte-rendu.

L’astuce consiste à construire ce document au cours de la réunion pour s’en servir comme d’un levier d’accord et d’engagement collectif, plutôt que de le rédiger et de l’envoyer classiquement a posteriori sans garantie d’être pris en compte. En fait, l’idée est d’utiliser ce compte-rendu comme fil conducteur de la réunion. Il aura ainsi pour effet d’inciter à la prise de décisions, de renforcer l’engagement des participants tout au long de la réunion et même d’éviter à l’organisateur de perdre du temps après la réunion 😉

 

7- Varier les formats

Il existe de nombreuses méthodes permettant d’améliorer la productivité d’une réunion. Certaines de ces techniques favorisent la créativité ou la concentration des participants tandis que d’autres privilégient l’interactivité ou encore l’optimisation du temps. Le mieux est de varier ces différents formats et de les choisir en fonction de l’objectif de la réunion, du profil et du nombre des participants.

A titre d’exemple, le « stand-up meeting » permet de renforcer l’engagement des participants et de limiter la durée de la réunion (car il devient fatiguant de rester debout). Dans un autre style, le découpage de l’assistance en sous-groupes permet de paralléliser les travaux et d’augmenter ainsi la production de la réunion. Dans d’autres cas enfin, une réunion « au vert » est l’occasion de changer d’environnement afin de stimuler la créativité ou, si c’est le but, de libérer la parole des collaborateurs.

 

APRES

 

8- Suivre la mise en oeuvre du plan d’action convenu

Après avoir dépensé tant d’énergie pour rendre la réunion efficace, il serait dommage de ne pas en exploiter les conclusions. Aussi le plan d’action qui conclut normalement le compte-rendu doit faire l’objet d’un réel suivi par l’organisateur ou la personne à qui l’on aurait délégué cette responsabilité.

Cela est d’autant plus important que si ça n’est pas fait correctement, les participants risquent de considérer – à raison – que cette réunion n’a finalement pas servi. A l’inverse, en assurant ce suivi, les acteurs de la réunion verront leur contribution respectée à sa juste valeur et se montreront d’autant plus investis la fois suivante.

 

9- Valoriser la progression et faire le lien avec la réunion suivante

Comme une réunion fait généralement suite à une autre, il est important de lui donner un maximum de sens en montrant la continuité dans laquelle elle s’inscrit et en valorisant le chemin parcouru entre-temps. On doit pouvoir comprendre clairement en quoi cette réunion poursuit l’effort engagé et ce qu’elle devrait apporter en plus.

De cette manière les participants prendront progressivement conscience de l’utilité de ces réunions, ils s’y impliqueront alors de plus en plus ce qui aura pour effet d’en renforcer encore l’efficacité. Et voilà ce que l’on peut appeler un cercle vertueux !

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