intelligence artificielle

Comment l’intelligence artificielle va-t-elle révolutionner la manière de s’organiser ?

intelligence artificielle

Les outils et méthodes d’organisation à notre disposition n’ont jamais été aussi nombreux et pourtant ils sont globalement très peu utilisés. À l’origine de ce paradoxe, le fait que ces solutions qui sont censées nous faire gagner du temps commencent par nous en voler… Aussi, malgré l’importance que nous portons habituellement aux questions d’organisation, ces solutions sont généralement abandonnées aussitôt testées. Heureusement, de récentes avancées technologiques nous laissent entrevoir une issue pour ne pas dire une vraie révolution dans ce domaine. Cette mystérieuse innovation a un nom : l’intelligence artificielle !

1- Les 3 défauts majeurs des solutions actuelles d’organisation

Qu’il s’agisse d’outils très répandus comme l’agenda, la to-do list, la matrice de priorisation importance/urgence d’Einsenhower, un logiciel de gestion de projet ou tout simplement un magnifique tableau Excel ;),

qu’il s’agisse de méthodes dédiées à l’organisation du travail comme la GTD (getting things done), l’agile, le Lean, le Kanban et j’en passe,

l’utilisation de ces outils ou la mise en application de ces méthodes présente invariablement 3 (énormes) défauts :

Chronophage

Qu’elles se présentent sous un simple format papier ou numérique plus évolué (ex : applications MS Project, Trello, Evernote, Todoist,…), ces solutions ont en commun d’être toutes, à l’usage, 100% manuelles pour l’utilisateur. De fait, toutes les données qu’elles gèrent et restituent sous différentes formes correspondent exclusivement à ce que l’utilisateur a renseigné ou modifié par lui-même (projets, tâches, échéances, niveau d’avancement, etc). Celui-ci doit par conséquent compléter et mettre à jour très régulièrement ces outils s’il souhaite en tirer la moindre valeur ajoutée et avoir une vision juste de ce qu’il lui reste à faire.

Jour après jour, ces interventions répétées finissent par peser lourd, très lourd. Des études réalisées en 2017 par McKinsey, Adobe et Dropbox ont ainsi démontré que le temps que nous consacrons à organiser nos actions – notamment via l’utilisation de ces outils – occupe en moyenne 30% de notre temps au travail, soit l’équivalent de 10 à 15h par semaine ! Et pendant ce temps notre travail, lui, n’avance pas…

Rigide

Le deuxième grief que l’on peut faire aux solutions existantes, c’est qu’elles ont pour effet de rigidifier notre organisation. De différentes manières, elles nous incitent à nous organiser au point de ne plus garder ni souplesse ni liberté dans notre planning. Reposant sur des règles fixes, elles vont ainsi nous encourager à respecter à la lettre notre agenda de la journée en faisant obstacle à toute sollicitation ou changement de programme éventuel, à prioriser un projet important en délaissant totalement tous les autres, à réserver arbitrairement de multiples plages dans notre planning (plages de concentration, de disponibilité, de gestion des tâches administratives,…), etc.

Sur le principe, on peut trouver ces pratiques plutôt vertueuses, oui mais, car il y a un mais : le monde d’aujourd’hui rime avec vitesse, agilité, évolution permanente, et notre organisation (individuelle comme collective) doit nécessairement intégrer ces nouveaux codes. Le hic c’est que les solutions actuelles sont incapables de nous apporter cette souplesse, en fait elles l’ont en horreur puisqu’elles ne savent absolument pas la gérer.

Approximatif

En plus de nous prendre beaucoup de temps et de rigidifier notre organisation, ces solutions ont le défaut de manquer largement de précision.

L’organisation est en soi un exercice complexe, très complexe, surtout quand il se conjugue au pluriel dans le cadre d’un travail collaboratif par exemple. Coordonner son travail avec celui des autres nécessite de pouvoir suivre régulièrement l’avancement de chacun, de s’assurer de leurs disponibilités à venir, de tenir compte des dépendances éventuelles entre les tâches, etc. Même à l’échelle individuelle, cet exercice d’information et de compilation permanente reste très lourd et difficile à exécuter.

Fonctionnant en mode aveugle, s’appuyant uniquement sur les déclarations des utilisateurs et dépendantes de leurs approximations et estimations plus ou moins subjectives, les solutions actuelles sont à mille lieues de pouvoir réaliser cette prouesse avec précision. Le résultat : une organisation « dans les grandes largeurs » qui permet simplement de visualiser de façon macro et de suivre tant bien que mal les principales tâches à réaliser…

2- Qu’est-ce que l’IA vient faire ici ?

Au-delà du sujet à la mode, en quoi l’intelligence artificielle peut-elle intervenir pour faciliter notre organisation ? Tout simplement en nous faisant sortir d’une impasse :

L’impasse actuelle

Jusqu’à présent, il n’existe aucun moyen de régler les défauts 2 et 3 des solutions existantes sans aggraver drastiquement leur 1er défaut. En effet, pour bénéficier d’un modèle d’organisation à la fois souple et fiable, il faudrait passer le plus clair de son temps à noter, tracer, enregistrer, compiler et recalculer avec minutie tout ce que l’on a à faire pour, au final, ne plus disposer d’une seule minute pour faire avancer son propre travail. Un comble…

L’issue prochaine

Les progrès autour de l’intelligence artificielle et plus précisément du « machine learning » vont bientôt permettre de régler ces 3 défauts en même temps. Comment ? En nous offrant la possibilité de confier – de A à Z – cet exercice continu, complexe et fastidieux d’organisation à un programme intelligent !

De fait, pour qu’une application puisse accomplir efficacement ce travail pour nous, elle a besoin de 2 aptitudes qui lui font aujourd’hui cruellement défaut :

1- être capable d’identifier chez l’utilisateur ses intentions, motivations, habitudes, méthodes de travail, domaines de compétence,… pour comprendre réellement ce qu’il veut faire et lui faire les propositions d’organisation adéquates qui tiennent compte de ses préférences et de ses contraintes,

2- être capable de gérer le temps, c’est-à-dire évaluer le temps nécessaire à la réalisation de chaque action, suivre leur avancement en temps réel, mesurer le temps encore réellement disponible par rapport à une échéance,… pour caler ces propositions d’organisation dans le temps et s’assurer de leur faisabilité.

Les dernières avancées en termes d’IA et de moteur d’auto-apprentissage (machine learning) semblent indiquer que ces 2 aptitudes indispensables seront bientôt disponibles. L’application qui les réunira sera capable de nous proposer à chaque instant une organisation réellement optimale, de tenir compte des évolutions et autres aléas en temps réel, et même de nous montrer à l’avance l’impact de nos choix sur l’atteinte de nos objectifs et le respect de nos engagements. Et tout cela sans que nous ayons besoin de faire le moindre effort.

3- Les apports des prochaines solutions basées sur l’IA

L’intelligence artificielle va totalement changer la donne en nous donnant accès à des outils suffisamment savants et perspicaces pour se charger efficacement de notre organisation. Les bénéfices pour l’utilisateur seront tellement tangibles qu’il ne pourra plus s’en passer :

Automatisation de l’organisation

La planification des tâches et la coordination des acteurs seront intégralement prises en charge par l’application intelligente. À aucun moment l’utilisateur n’aura besoin de recompiler lui-même les éléments pour les réorganiser dans le temps et ce, quelles que soient les évolutions. Cela n’empêchera pas qu’il reste seul maître à bord et puisse modifier à loisir les propositions qui lui seront faites.

Le bénéfice : un gain de temps considérable, de l’ordre de 10 à 15h par semaine si l’on en croit les études évoquées précédemment.

Optimisation de l’organisation

Comme l’application sera capable de prendre en compte – en même temps – l’ensemble des éléments (tâches, efforts, contraintes, etc) propres à l’utilisateur comme à ses collaborateurs, ses propositions d’organisation seront parfaitement optimisées. S’il choisit de suivre ces recommandations, l’utilisateur sera assuré de mener toujours la bonne action au bon moment !

Le bénéfice : un gain de productivité très important grâce à l’optimisation des ressources et une sécurisation des livrables dans le respect des engagements pris.

Organisation en temps réel

Autre avantage substantiel, la gestion de l’organisation sera enfin dynamique grâce aux capacités de calcul de l’application (et donc de recompilation instantanée de l’ensemble des éléments) associées à sa prise en compte du temps. Ainsi, en cas d’évolution ou d’aléas par exemple, l’utilisateur visualisera immédiatement leur impact sur son organisation et sur la tenue de ses engagements et sera informé, le cas échéant, d’une nouvelle direction à prendre.

Le bénéfice : un gain d’agilité très utile au quotidien.

Capitalisation des bonnes pratiques

En apprenant à décrypter l’activité de chaque utilisateur, ses domaines de compétence et ses méthodes de travail, l’application sera en mesure d’en déduire l’équivalent d’un « processus type » pour chaque résultat à atteindre. Non seulement elle perfectionnera progressivement ce processus après chaque nouvelle expérience mais en plus elle réalisera cet exercice de capitalisation de manière élargie, à l’échelle d’une équipe ou mieux d’une entreprise. On parle souvent d’ « intelligence collective » comme d’un voeu pieux, voilà un moyen de la concrétiser !

Le bénéfice : une amélioration continue de la qualité du travail et de son efficacité.

Maîtrise du temps et visibilité

Grâce à sa gestion précise du temps, l’application offrira à l’utilisateur une maîtrise de sa charge de travail dans le temps, de ses disponibilités à venir et même des dates de réalisation de l’ensemble de ses tâches. Oublié l’agenda incapable de nous dire quand on est réellement disponible (mais juste quand on n’a pas de rendez-vous…), chacun pourra choisir ses activités en toute connaissance de cause. Oublié l’estimation au doigt mouillé du « où en suis-je », chacun connaîtra précisément son niveau d’avancement comme celui de ses collaborateurs.

Le bénéfice : une visibilité sans précédent qui confère à l’utilisateur une réelle capacité d’anticipation et une plus grande sérénité au quotidien.

En termes d’organisation, il y aura clairement un avant et un après intelligence artificielle. Nous allons enfin pouvoir nous appuyer sur des outils capables de nous aider à être plus performants et plus sereins à la fois. C’est la prochaine métamorphose de ces solutions qui joueront pour nous le rôle de véritables assistants.

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