Comment mesurer sa productivité ?

Vous est-il déjà arrivé de terminer votre journée en ayant la désagréable sensation de n’avoir quasiment rien fait avancer ? Sans doute oui. Et cette impression de gaspillage pourrait même empirer si vous repensez aux dernières semaines voire aux derniers mois écoulés… Alors que faire ? Se résigner ou chercher à améliorer la situation ? Si vous lisez ces quelques lignes, c’est que vous avez décidé d’agir !

Comme l’a dit Peter Drucker, « tout ce qui se mesure s’améliore. » Donc si je veux augmenter ma productivité, je dois d’abord trouver le moyen de la mesurer.

Je vous propose pour cela une méthode simple mais efficace qui s’appuie sur le suivi de 2 indicateurs :

  • le temps passé à faire des activités productives dans votre journée
  • le temps passé pour réaliser chacune de ces activités

En mesurant ces durées, vous aurez une vision suffisamment précise de votre productivité et de son évolution dans le temps pour identifier les bonnes pratiques et les pièges à éviter afin de l’optimiser.

1- Définissez vos activités productives

Vous devez au préalable décider quelles sont les activités que vous considérez comme ‘productives’.

En général, il s’agit des actions qui produisent un résultat concret en ligne avec vos objectifs. A titre d’exemples, cela peut être la rédaction d’un article, le développement d’une application, l’élaboration d’une proposition commerciale, la préparation d’une campagne d’emailing, etc.

A l’inverse, laissez de côté les activités de type messagerie électronique, réseaux sociaux, appels téléphoniques, discussions dans le couloir, pauses café, etc. Non pas que ces activités soient forcément inutiles, mais simplement parce qu’elles ne produisent pas directement un résultat tangible.

Bien sûr, d’un métier à l’autre, les activités productives peuvent différer totalement. Aussi il vous appartient de voir ce qui correspond le mieux à vos priorités et à vos responsabilités.

2- Préparez vos outils

Une fois vos activités productives identifiées, vous devez vous munir de 2 outils.

Tout d’abord, choisissez un timer aussi simple et pratique que possible. Il existe pour cela pléthore d’applications disponibles gratuitement sur le net, privilégiez une solution vous permettant de visualiser vos pointages sur la journée, la semaine, ou le mois.

En parallèle, créez un tableau de suivi, sous Excel par exemple, qui vous servira à évaluer vos activités productives. Ce tableau précise pour chaque activité (en colonnes) :

  • le nom de l’activité
  • le temps estimé pour l’accomplir
  • le temps de réalisation effectif
  • l’écart avec le temps estimé
  • le nombre d’interruptions

Vous voilà maintenant outillé pour mesurer votre productivité. Reste à lancer les mesures !

3- Tracez votre productivité

Chaque fois que vous démarrez une nouvelle activité productive, inscrivez-la dans votre tableau et indiquez le temps que vous pensez nécessaire pour la réaliser. Lancez alors le timer et commencez votre travail.

Prenez soin d’arrêter le timer à chaque interruption. Il peut s’agir de la prise de connaissance de vos derniers mails, de la réception d’un appel téléphonique, d’une distraction causée par Twitter ou Facebook, ou encore du passage d’un collaborateur dans votre bureau. Pensez également à pointer le nombre de ces interruptions.

Une fois le travail accompli, stopper le timer et notez le temps réellement utilisé. Comparez-le avec l’estimation initiale et déduisez-en l’écart (positif ou négatif).

Répétez cette opération pour chaque activité productive et vous disposerez rapidement de données suffisantes pour analyser avec précision votre productivité.

4- Examinez vos résultats

La dernière étape consiste à exploiter les informations obtenues.

En mesurant tout d’abord le temps que vous consacrez chaque jour aux activités productives, vous connaitrez votre niveau de productivité quotidien et pourrez en suivre l’évolution jour après jour, semaine après semaine, mois après mois. Vous remarquerez aussi les jours où vous êtes le plus productif, jusqu’à connaître les heures où votre rendement est habituellement le meilleur. Cela vous permettra d’adapter votre organisation en réservant ces périodes de forte productivité aux activités nécessitant le plus de concentration.

De même, en mesurant l’écart entre le temps prévu et le temps passé à réaliser chaque activité productive, vous connaîtrez votre niveau de productivité tâche par tâche et pourrez ainsi distinguer celles qui vous posent problème de celles où vous êtes à l’aise. Cela vous permettra de mettre l’accent sur les activités problématiques (mais néanmoins importantes) afin d’en améliorer progressivement la réalisation. Chemin faisant, vous finirez également par savoir le temps ‘incompressible’ dont vous avez besoin pour accomplir certains types de tâches.

Enfin, en pointant les interruptions, vous visualiserez aisément leur impact sur votre productivité et chercherez d’autant plus à les limiter ou, tout du moins, à les éviter lors de vos activités prioritaires.

En comprenant la manière dont vous travaillez, les périodes où vous êtes le plus efficace, le temps que vous allouez à telle ou telle activité, le nombre de distractions auxquelles vous êtes confronté,… vous serez dans une bien meilleure position pour gérer efficacement votre calendrier, prioriser vos tâches importantes ou encore gérer les sollicitations de toute sorte pour, au final, améliorer votre productivité !

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