Gantt, un outil réellement efficace pour la gestion de vos projets ?

Autant se l’avouer, piloter un projet à l’aveugle est voué à l’échec. Pour y remédier, le diagramme de Gantt est l’un des outils préférés des managers et chefs de projet. Cet outil a été conçu pour vous aider à mieux visualiser et suivre l’avancement des tâches de vos projets.

Mais ce fameux diagramme peut-il réellement vous aider à gérer la globalité de vos projets ? Est-il utilisé correctement ? Nous allons voir que malgré les nombreux avantages que le Gantt présente, il montre aussi d’importantes limites qu’il serait préjudiciable d’ignorer..

1- Les forces du diagramme de Gantt

Le diagramme de Gantt vous permet d’avoir une représentation graphique globale de votre projet, de son avancement et de visualiser ses grandes étapes et ses délais.

En voici les principaux bénéfices :

Structuration des idées

Décomposer son projet en tâches à réaliser est un exercice indispensable. Prendre les éléments les uns après les autres permet en effet de structurer les idées et de se projeter dans la mise en œuvre du projet. Le chef de projet va ainsi lister les tâches à accomplir, les catégoriser et les hiérarchiser (essentielles, importantes et mineures). Il décompose le travail pour mieux en comprendre le cheminement.

Un outil pour tout type de projet

La flexibilité de cet outil lui permet de s’adapter à à tout type de projet. Le chef de projet peut notamment choisir la granularité des tâches (de très micro à très macro) ainsi que l’échelle de temps qui lui convient (jours, semaines, mois…). Aussi le diagramme de Gantt peut être utilisé pour des projets de domaines d’activité et de niveaux de complexité très différents.

Bon outil de communication

S’il y a bien une qualité que l’on attribue volontiers au Gantt, c’est son aptitude à partager l’avancement du projet avec sa direction ou l’ensemble de son équipe.En effet, il permet de partager avec ses collaborateurs le contenu du projet avec l’enchaînement des tâches, leur période de réalisation, de même que son avancement à date ainsi que le reste à faire.. De cette façon, le Gantt offre une représentation visuelle du projet compréhensible par tous..

Vision macro et globale des projets

Le diagramme de Gantt offre une vue d’ensemble du calendrier de votre projet, grâce à l’échelle de temps, et permet d’en visualiser les principales étapes.

En vous montrant le chemin critique des tâches, vous pouvez optimiser votre organisation en distinguant ce qui est urgent de ce qui ne l’est pas, et ajuster le plan en conséquence.

Visualisation du temps et des dépendances de tâches

Le Gantt permet de gérer les liens, ou dépendances, existants entre les différentes tâches d’un même projet. Vous pouvez ainsi montrer l’ordre de succession de ces tâches et indiquer d’éventuels délais entre elles..

En positionnant chacune des tâches avec leur charge respective, vous visualiserez l’ampleur globale de votre projet ainsi que sa date d’atterrissage prévisionnelle.

Mais attention, ces charges ne sont que des estimations et la réalité risque d’être tout autre !

Et si la solution existait déjà ?!

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2- Les limites du diagramme de Gantt

Ne sert pas au pilotage de vos projets

À l’exception des projets très simples, de nombreuses tâches et ressources sont à prendre en compte pour mener à bien un projet.

Si toutes ces tâches figurent sur le même diagramme de Gantt, la vue projet peut rapidement devenir complexe, peu lisible, voire totalement incompréhensible. Dans ce cas, le Gantt ne sera plus efficace et risque d’être vite abandonné….

En outre, un Gantt donne la visibilité sur un projet seulement. Or des ressources peuvent être partagées sur plusieurs projets à la fois ce qui inévitablement faussera la donne.

Ne définit pas des échéances réalistes

Chaque barre sur le diagramme indique la période durant laquelle la tâche sera réalisée. Enfin ça c’est pour la théorie, car en pratique de nombreux aléas vont venir contrarier les plans… . Par conséquent, plus le temps avance et plus la réalité du projet s’éloigne du plan de départ.

Or le Gantt ne saura vous montrer l’impact de ces aléas que sur un seul projet à la fois (et encore, uniquement si toutes les dépendances sont bien gérées et à jour), et du fait du partage de ressources entre plusieurs projets votre vision sera totalement faussée.

Ne fait pas gagner du temps

La gestion du Gantt peut être rapidement extrêmement chronophage car c’est un outil manuel et statique.. Le problème est qu’un Gantt qui n’est pas mis à jour régulièrement tout au long du projet ne permettra pas d’anticiper, de mesurer les impacts des aléas et de prendre les bonnes décisions opérationnelles…

Ne permet pas de piloter financièrement ses projets

Le diagramme de Gantt ne contient que les informations financières de base, telles que le nombre de tâches à effectuer et la charge de chacune d’elles.

N’essayez pas d’utiliser des graphiques pour gérer toutes les ressources associées à votre projet, vous devez savoir que l’objectif principal du diagramme de Gantt est d’estimer la durée du projet.

L’erreur est de penser que ce tableau vous aidera à estimer et à comprendre le coût total de l’ensemble du projet.

3- Les alternatives au diagramme de Gantt

Mind mapping

Les cartes mentales sont également un outil puissant pour la gestion de projet. Contrairement aux techniques habituelles de gestion de projet, la cartographie mentale est informelle et plus flexible. Les cartes mentales vous permettent de diviser des projets complexes en tâches plus petites (couramment utilisées pour réaliser un WBS ou Work Breakdown Structure), de gérer des listes et d’analyser des problèmes. Les cartes mentales vous permettent d’insérer des photos et de lier des fichiers.

Le kanban

Semblable au diagramme de Gantt, vous pouvez suivre la progression d’une tâche du début à la fin, mais la simplicité visuelle de la navigation dans le tableau rend le tableau Kanban facile à comprendre et efficace pour communiquer avec vos collègues.

Inventée par Toyota pour l’organisation de la production dans l’industrie automobile, cette méthode a peu à peu évolué vers la gestion de projet.. Comme avec l’outil Trello, les tâches à réaliser sont positionnées dans le tableau Kanban où ils progressent phase après phase.

Diagramme de PERT

Le diagramme de PERT est une méthode de gestion de projet qui montre la relation entre les tâches d’un projet et l’ordre dans lequel les tâches doivent être réalisées. Il affiche également la répartition des tâches, le calendrier, la date de début et de fin. Contrairement aux diagrammes de Gantt, qui utilisent des barres pour représenter les tâches, les diagrammes PERT affichent les informations sous forme de réseau. Les diagrammes PERT permettent ainsi de clarifier les dépendances et l’ordre entre les tâches, et d’en souligner les priorités.

La check list

On ne peut pas faire plus simple qu’une liste de tâches dans Excel. Nous avons tous déjà fait une telle liste pour organiser notre activité, aussi bien dans un cadre professionnel que privé. Rien ne vous empêche de lister toutes les tâches que vous devez accomplir et les ressources dont vous avez besoin pour les réaliser, mais gare à la liste de courses interminable !

Chronologie projet

Une frise chronologique va permettre de montrer une séquence d’événements sans aller dans le détail des tâches comme avec un Gantt.

Cette chronologie vous permet d’organiser les tâches dans le temps, du début à la fin du projet. La chronologie vous aide à visualiser clairement quand une tâche doit être effectuée. C’est un moyen simple de lister les tâches au fil du temps. Cet affichagel est facile à comprendre et vous pouvez le compléter au fur et à mesure.

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Comme nous l’avons vu, le diagramme de Gantt a pour principaux défauts d’être manuel, statique et mono-projet (ça fait beaucoup !)

Surnommée le “GPS des projets”, IZI-done est la seule véritable alternative au Gantt.

Cette solution innovante répond à l’ensemble des limitations du Gantt grâce à :

une planification dynamique des projets et tâches avec dates de réalisation prévisionnelles
un plan de charge automatisé en mode multi-projet / ressources partagées
une coordination de l’ensemble des travaux et contributeurs optimisée en temps réel

…sans oublier une vue Gantt mise à jour automatiquement tout au long du projet pour bien communiquer 😉

Conclusion

Malgré sa notoriété, le diagramme de Gantt présente d’importantes limites qui peuvent entraîner des dérives. En fait, le Gantt sert principalement d’outil de communication pour visualiser et partager avec ses collaborateurs ou des tiers les grandes étapes du projet et ses périodes de réalisation.. Pour ce qui est du pilotage du projet, il faut résolument se tourner vers d’autres solutions capables de faire le lien en temps réel entre les ressources impliquées, la charge des travaux et les autres projets en cours..

C'est déjà demain !

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