gestion de projet simple

Projets complexes : une gestion simple est-elle possible ?

gestion de projet simple

Selon le PMI (Project Management Institute), seuls 26% des projets réussissent. Cela signifie que la plupart des projets ne finissent pas à temps, dépassent leur budget ou n’obtiennent pas le résultat final escompté. Nombre de ces échecs peuvent être attribués à une mauvaise gestion de projet. Du fait de leur complexité et de la difficulté à anticiper les actions de tous les contributeurs, qui plus est en tenant compte de tous les autres projets s’exécutant en parallèle. 

La méthode utilisée dans pratiquement toutes les entreprises est de piloter avec un simple fichier Excel. Un fichier plus ou moins élaboré, parfois partagé et mis à jour lors de très nombreuses réunions. Comment un outil aussi rudimentaire et manuel pourrait-il fournir les éléments nécessaires pour prendre les bonnes décisions au quotidien ? Et bien la réponse est dans les 74% de projets en échec : il ne le peut pas !

Rassurez-vous, il existe maintenant d’autres solutions pour vous aider vraiment à réussir vos projets tout en vous simplifiant la tâche.

1-Les facteurs de complexité des projets

Taille 🏗

Cela semble assez évident : plus un projet est volumineux, plus son organisation et son suivi sont difficiles. Cela implique plus de ressources humaines, financières ou matérielles. Les tâches sont alors plus nombreuses et les assigner aux bonnes personnes est un vrai casse-tête.

Durée du projet ⏳

D’après le PMI, les projets avec une durée entre 3 à 6 mois sont considérés comme moyennement complexes et ceux supérieurs à 6 mois comme fortement complexes.

Coût 💸

En général, plus les projets sont complexes et plus ils sont coûteux. Ils représentent alors un enjeu majeur pour la rentabilité de l’entreprise.  Or évaluer un projet est une tâche délicate : l’estimation de la charge est difficile pour la plupart des chefs de projet. Une erreur peut vite coûter cher !

D’ailleurs, les statistiques le prouvent : les projets avec un budget dépassant 1 million d’Euros ont tendance à échouer 50% plus souvent que les projets dont le budget est inférieur à 350 000 €.

Exigences 📞

Les demandes et les exigences du client peuvent être simples mais en même temps difficiles à comprendre. Des itérations avec le client seront alors nécessaires, besoins pour lesquels le projet devra s’adapter. De même, ces besoins peuvent ne pas être bien définis au démarrage et même changer à tout moment…

La gestion des demandes et des évolutions ajoute par conséquent de la complexité au projet, ce qui ne manquera pas d’impacter l’ensemble des parties prenantes. 

L’équipe 🧑🏻‍🔧👩🏼‍🔬

De nombreuses personnes sont généralement impliquées sur un même projet. Cette équipe projet regroupe plusieurs parties prenantes ayant des rôles et fonctions distinctes. La communication et la coordination au sein de cette équipe représentent alors des facteurs clés de succès importants. 

Les nombreux échanges qui vont s’opérer entre l’équipe projet et les différents services participent de la complexité du projet. Des incompréhensions ou quiproquos peuvent avoir lieu. Des infos peuvent mal circuler et cela peut nuire à l’aboutissement du projet. Il peut s’agir par exemple d’un simple oubli de tâche, d’une surcharge de travail pour un collaborateur ou au contraire d’une rupture de charge pour un autre, etc.

De même, avec l’impact du COVID, le travail à distance a pris une place très importante et a poussé les entreprises à adapter la gestion du travail d’équipe. Gérer ces équipes en présentiel ou à distance est en effet un exercice très différent. Travailler à distance nécessite notamment de faciliter le partage d’informations et de fluidifier la coordination.

Enfin, un manque de communication peut également nuire à une bonne cohésion d’équipe : une ambiance négative rendra par exemple vos collaborateurs moins motivés et de fait moins productif. 

Et si la solution existait déjà ?!

Découvrez IZI-done, le "GPS des projets"



2-Les principales causes d’échec des projets

Mauvaise priorisation/manque de visibilité 👀

En moyenne, la visibilité opérationnelle sur un projet est de moins de 2 semaines alors que ces projets durent habituellement de 3 à 6 mois. Malgré cela il faudra bien ajuster au fil de l’eau la planification des travaux et leur priorisation en fonction des aléas qui se produiront. Alors comment faire quand on navigue à vue ?

De part ce manque de visibilité sur la globalité du projet, on est trop souvent amené à  prendre des décisions sans en maîtriser réellement les tenants et aboutissants. Difficile dans ces conditions de tomber juste…

Solution largement répandue : Diagramme de Gantt

Piloter un projet sans aucune visibilité est voué à l’échec. Le diagramme de Gantt est un outil qui vous permettra de visualiser toutes vos tâches, leur avancement et leur échéance. 

Ces bénéfices :

  • Communiquer : vision globale et familière pour l’ensemble de l’équipe.
  • Affecter des tâches à vos ressources et suivre leur progression.
  • Réajuster votre planning en sollicitant des ressources disponibles des ressources externes supplémentaires ou en allouant des heures supplémentaires à vos collaborateurs.

⚠️ MAIS ATTENTION, un Gantt qui n’est pas mis à jour tout au long du projet ne permet pas d’anticiper, de mesurer les impacts des aléas et de prendre de bonnes décisions opérationnelles. Il faut alors le mettre à jour constamment !

Objectifs imprécis 🎯

39% de projets échouent à cause d’objectifs mal définis et d’une mauvaise planification d’après le PMI.

Avant toute planification, il faut bien clarifier et définir les attendus de chaque contributeur, et ces objectifs doivent être compris par tous. 

Pour aider à mieux définir les tâches de chacun, des méthodes existent pour mieux les identifier, notamment la méthode SMART. Elle permet de formuler des objectifs de manière simple et claire pour tous les intervenants. Ils seront ainsi mieux informés sur leur rôle et de cette manière plus investis dans le projet. 

objectifs smart

Mauvaise estimation de l’effort  ❌

Il est difficile d’estimer l’effort ou la charge des tâches du projet. L’expérience du chef de projet est très souvent le seul outil à sa disposition. Mais, il dispose de deux autres sources particulièrement puissantes : les projets similaires déjà réalisés et l’expérience des contributeurs.

Malheureusement, la très grande majorité ne dispose pas d’historique de leurs précédents projets pour s’y référer. Il n’est alors pas envisageable de solliciter les contributeurs potentiels, les interroger prendrait trop de temps. 

Afin d’estimer au mieux l’effort, il existe deux outils très utiles :

Les abaques : en partant de vos précédents projets similaires, chaque tâche est estimée avec :

  • une valeur moyenne globale.
  • une valeur moyenne selon des catégories, par exemple un contexte projet de type “simple”, “moyen” ou “complexe”.
  • une formule lorsque plusieurs critères sont utilisés ou que l’effort dépend d’une quantité.

Pour constituer cette base d’abaque, il est nécessaire d’avoir un suivi des temps consommés par chaque contributeur sur les projets. Cet outil permet aussi de mieux calculer le coût réel de vos projets.

L’estimation partagée : lors du démarrage d’un projet, le chef de projet peut solliciter des experts pour estimer la charge de certains travaux difficiles. Ensuite, tout au long de la vie du projet, il doit recueillir l’avancement des tâches en demandant à chaque contributeur le “reste à faire”. Cet effort est différent de l’avancement, souvent demandé sous la forme d’un pourcentage et dont l’estimation est généralement très hasardeuse. En demandant le temps restant, l’effort est mis à jour (= consommé + reste à faire) ainsi que l’avancement.. 

Ressources trop sollicitées/Planning trop chargé 📆

Si votre équipe se retrouve en situation de surcharge, vous risquez de ne pouvoir respecter vos échéances. Bien sûr on peut toujours rêver de faire tenir 3 jours en 1 mais l’expérience montre que cette méthode atteint vite ses limites… En outre, un planning trop chargé peut aussi entraîner un dépassement du budget prévu si l’on doit par exemple financer les heures supplémentaires de ses collaborateurs ou faire appel à des ressources externes.

Solution : Plan de charge

Le plan de charge vous permet de piloter efficacement vos projets en affectant les ressources dont la capacité est la plus adaptée aux contraintes de vos projets. 

Il permet de : 

  • Anticiper la charge de travail et éviter les surcharges par exemple en réajustant  les plannings au cours du projet.
  • Visualiser la disponibilité des collaborateurs.
  • Optimiser les ressources et faire appel à des ressources supplémentaires en cas de besoin.
  • Mieux respecter le budget et les délais.

Solution : Calendrier projet 

Le calendrier projet vous permet de connaître les prochaines travaux de vos collaborateurs sur les prochains jours, semaines ou mois. Vous pouvez également y suivre leurs éventuelles absences. Ainsi, il vous permet de piloter opérationnellement l’activité de vos collaborateurs et, si besoin, d’intervenir sur le planning des tâches.

Gestion des aléas 🚚

La vie d’un projet est semée d’imprévus tel qu’un retard de livraison d’un de ses fournisseurs, une évolution en cours de route de la demande du client, un problème au niveau d’une ressource, etc. Ces aléas ont généralement de gros impacts sur la planification initialement prévue. L’organisation s’en trouve alors bouleversée avec un planning qui ne tient plus la route et des dates de livraison qui dérapent…

Mais le pire, c’est que ces aléas n’impactent pas uniquement le projet concerné, ils ont généralement des conséquences, par ricochet, sur les autres projets. Le décalage des travaux sur le projet A peut par exemple perturber l’organisation des projets B et C qui partagent pour partie les mêmes ressources. C’est ce qu’on appelle communément les effets de bord ou “dégâts collatéraux”.

Face à cela, la mise à jour du planning doit vous permettre de ré-estimer vos besoins en ressources et de déterminer la nouvelle date de passage d’un jalon ou de fin du projet.

Il existe plusieurs outils de planification pour vous aider à piloter et mettre à jour ces plannings tout au long du projet. Le mieux étant de visualiser clairement et  au plus tôt l’impact réel des aléas sur l’ensemble de vos projets. 

Une mauvaise anticipation des risques projet 🚨

En gestion de projet, le risque zéro n’existe pas. Les projets ne se déroulent jamais comme prévu : rupture de contrat avec un fournisseur, pénurie de matières premières, un membre de l’équipe tombe malade, manque de budget…  

Ces risques doivent être identifiés et anticipés en amont pour mettre rapidement en place une solution en cas de problème et réduire au maximum leurs impacts sur le déroulement du projet. 

Solution : Suivi opérationnel

Après avoir dispatché les différentes tâches entre les collaborateurs, il est important de suivre leur évolution tout au long du projet. 

Le suivi opérationnel est alors un outil de contrôle et de validation essentiel. 

Il permet :  

  • Une meilleure visibilité du projet pour assurer son bon déroulement.
  • Une réduction des risques pour permettre mieux anticiper les aléas et leurs impacts.
  • Une optimisation des coûts par une meilleure gestion des ressources, qu’elles soient humaines, financières ou matérielles.
  • Un outil de partage : avec des informations communiquées clairement aux différentes parties prenantes et des collaborateurs qui n’en seront que plus impliqués.

Un manque de communication ℹ️

Un manque d’informations, de clarté, de compréhension sont les principales difficultés rencontrées chez vos collaborateurs. Ce manque de communication peut nuire à la réussite de vos projets. 

Pour y remédier, il faut s’assurer que l’ensemble de vos collaborateurs soient bien informés tout au long de vos projets. Être à l’écoute de vos collaborateurs, faire des points hebdomadaires avec eux, développer l’esprit d’équipe sont autant de pratiques essentielles à mettre en oeuvre pour réussir vos projets. 

Solution : Todo-list 

La Todo-List est essentielle pour assurer un bon suivi de vos équipes. 

Les bénéfices : 

  • Une connaissance de la charge de travail : en cas de surcharge de travail pour un collaborateur par exemple vous allez pouvoir réajuster vos plannings.
  • Une anticipation des retards : lorsqu’une échéance approche,  vous allez pouvoir prioriser une tâche ou répartir la charge de travail pour être dans les temps.
  • Une analyse et évaluation du temps passé : réévaluer le temps que peuvent prendre certaines tâches et être plus performant dans vos projets futurs.
  • Un suivi des coûts : vous pourrez enfin savoir ce que coûte réellement votre projet en temps passé.

Solution : Le partage de documents 

Pour suivre les projets, des données et documents doivent être partagés et accessibles à toute personne impliquée dans le projet. L’information circulera ainsi plus rapidement et permettra à chacun d’avoir tous les éléments en main pour bien agir. Un cloud partagé réunissant toutes les données peut alors permettre d’économiser un temps précieux et d’être plus efficace dans la réalisation de ces projets.

3-Alors quelle solution pour faciliter vos projets ?

Continuer avec Excel ? 📈

Avec Excel, la gestion de projet se réalise de manière manuelle. Son utilisation paraît simple de prime abord mais reste très limitée, oblige à fonctionner de façon très “macro”, et entraîne une perte de temps considérable. Pourquoi ? Parce que vos projets évoluent constamment !

Excel présente en effet de nombreuses limites, encore plus quand vous devez faire face à une forte complexité projet : 

  • Il est manuel donc il requiert des manipulations quotidiennes pour mettre à jour les projets.
  • Il manque de visibilité : elle se limite à un suivi sur le court terme et conduit à prendre trop souvent de mauvaises décisions.
  • Il n’est pas collaboratif : vos équipes ne peuvent pas directement informer de leur avancement sur leurs tâches, et donc le reporting n’est pas fiable.

Essayer un des nombreux outils dédiés à la gestion de projet ? 🧑🏻‍💻 

Il existe de nombreux outils qui répondent à des besoins spécifiques.

On peut les regrouper en 3 catégories : 

⦁ Gestion de portefeuille projets : Sciforma, Planisware, Primavera,…

⦁ Gestionnaire de projets : MS Project, Monday, Asana, Wrike,…

⦁ Gestionnaire de tâches : Trello, Jira, Todoist,… 

Ces solutions sont expertes dans leur domaine et peuvent être un bon moyen de vous aider dans vos projets. Cependant, elles ne vous permettent pas de gérer vos projets dans leur globalité. 

Effectivement, l’avancement de vos projets dépend de l’avancement de vos tâches qui dépend des contraintes de tous vos projets et de la disponibilité des contributeurs eux-mêmes répartis sur plusieurs projets en parallèle.

Bref, tout est lié !

Et jongler entre les différents outils pour tenter d’avoir une gestion de projet complète au fil de l’eau vous ferait perdre un temps considérable qu’il faudrait en plus réinvestir sans cesse. 

Ou utiliser une solution spécialement conçue pour simplifier la gestion des projets complexes ! 🚀

IZI-done est (à ce jour) le seul logiciel capable de simplifier et d’optimiser l’organisation des projets complexes.

Il répond à cette complexité par une approche totalement inédite basée sur :

  • une organisation des projets facilitée grâce à une planification et à une gestion de la charge automatisées.
  • un suivi des projets automatiquement à jour pour pouvoir anticiper et prendre les bonnes décisions.
  • une coordination des tâches ajustée en temps réel pour plus d’efficacité et respecter ses engagements.

Développé et pensé pour les projets d’ingénierie industrielle, du bâtiment et informatique, IZI-done constitue une véritable alternative pour se libérer (enfin) d’Excel. 

Plus qu’une solution, IZI-done sera votre GPS pour vous guider tout au long de vos projets 😊

C'est déjà demain !

Découvrez IZI-done, le "GPS des projets"
et commencez à gagner un maximum de temps
et de visibilité sur vos projets.

S'inscrire à une démo

©2022 – Omninnov – Tous droits réservés